En primer lugar, destacar que la presentación de cualquier trabajo o
escrito DA A CONOCER PÚBLICAMENTE LA FORMA DE TRABAJAR DE LA PERSONA QUE LO
CONFECCIONA, pero aún más importante: TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA.
Recuerde que el objetivo de la mayor parte de las empresas es obtener
beneficios, o al menos, reducir o
mantener los costes. Rehacer un trabajo o corregirlo supone una pérdida de
tiempo y de dinero. Si lo puede evitar,
contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa.
Para la confección de cualquier documento tendremos en cuenta, entre
otras cuestiones que irá aprendiendo durante el curso, los siguientes puntos:
1ª NORMA:
La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un
bolígrafo en uso. Podemos manejar
estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos
importantes y detalles que se nos han
indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.
Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de
indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un
bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por
las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.
2ª NORMA:
Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener
preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la
página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.
No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone
aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir
entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe,
cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá
tener previstos los espacios para la encuadernación.
3ª NORMA:
Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena
presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda.
Observe los siguientes textos:
"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial,
que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4,
es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe
que el de un informe, cuyo
texto estará centrado en el
tamaño del papel a
emplear".
"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que
supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5
cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en
el tamaño del papel a emplear".
En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los
márgenes, en el primero no. Que duda cabe que esta justificación es más
adecuada para la correcta presentación
de un escrito.
4ª NORMA:
El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamaño de
letra (fuente) adecuados. El tipo de
letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboración de un informe o
de una carta comercial.
No utilice un tamaño fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic
Sans Ms" o "Times New Roman". El primer tipo de fuente es el
utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el
segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edición de textos
durante muchos años y está "gastado". Pero en cualquier caso, tenga
en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para
la que trabaja.
Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de
textos. Por ejemplo, si el Director de
la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el
asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizar este otro tipo
de letra más personalizada:
"Querido Juan:"
Para confeccionar un aviso importante, el tamaño y la letra deben
variar:
¡¡ A T E N C I Ó N !!
Para llamadas a pie de página o al pie de gráficos o fotografías, se
utilizará una letra de menor tamaño:
(*) Unidades
expresadas en miles de euros.
Siempre tendrá en cuenta la claridad y la amenidad, así como la
función de la comunicación escrita a la hora de escoger el tipo de letra
adecuado.
5ª NORMA:
Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener
clara la estructura que requiere el texto.
Es decir:
a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se
debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos.
Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder
unos márgenes distintos, es decir, menor
extensión para el subapartado.
Los títulos a su vez se han de diferenciar de los apartados.
b) Se tendrá en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra
distinta. Por ejemplo si en el texto se
van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (periódicos, libros,
etc.), conviene además de insertarlos entre comillas, observando las normas,
diferenciarlos con otro tipo de letra o tamaño de la misma.
c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende
concederles más importancia. En este caso, se inserta en negrita o subrayado
o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez.
Recuerde siempre escribir los títulos en mayúscula, centrados
horizontalmente, en negrita y en color si se requiriera. No es conveniente
abusar del subrayado.
6ª NORMA:
Si se van a insertar objetos como fotografías, tablas, bases de datos,
hojas de cálculo, esquemas, gráficos, etc. deberemos centrar éstos en la parte
más visual del papel, o situarlos en el lugar más conveniente. (A la derecha o izquierda del texto explicativo,
en el centro si se quiere conceder más importancia o resaltar de alguna forma
el objeto a insertar).
A veces, estos objetos se sitúan estratégicamente con la única misión
de romper la monotonía del escrito como sucede en los libros de texto.
7ª NORMA:
Se ha de estudiar la conveniencia de insertar en el escrito,
encabezamiento y/o pié de página. Por
ejemplo, si se está escribiendo un manual, tal vez sería conveniente que en la
cabecera se indicara el título del capítulo, o el nombre del autor, o el título
del informe, etc.
Se pueden alternar cabeceras en páginas pares o impares.
8ª NORMA:
La numeración de las páginas también forma parte de las cabeceras o
pies de página, es conveniente numerarlas en la cabecera si en algunas páginas
se insertan al pie llamadas.
Una vez que ha impreso el documento, no olvide comprobar que está bien
numerado y si esta numeración coincide con el índice, si es que también forma
parte del documento.
9ª NORMA:
Puede haber estudiado normas sobre la elaboración y presentación de
documentos, incluso puede haber Vd. aprendido otra forma de elaborarlos en
alguna empresa donde haya trabajado, pero Vd. debe olvidarse de ellas y
observar las normas internas de la empresa en cuanto a la confección de
documentos se refiere. Consulte documentos confeccionados con
anterioridad. Tenga en cuenta que dentro
de los consejos o de las normas de las técnicas de comunicación, la empresa las
adapta a sus necesidades y todos los empleados reconocen esas adaptaciones.
10ª NORMA:
Al comenzar el mecanografiado y/o redacción del escrito, sobre todo en
el mecanografiado, se levantará lo mínimo posible la vista del papel, con el
fin de no saltar o cambiar líneas y/o palabras.
Se observarán las normas de confección y presentación de cada
documento si las hubiere.
Los errores mecanográficos cometidos en procesadores de texto son
fácilmente subsanables, sin embargo, los cometidos en máquinas de escribir
mecánicas o electrónicas son más difíciles de subsanar sin rehacer el escrito,
pero sobre todo, las correcciones son menos limpias, por lo que fijar la atención en el mecanografiado es muy
importante. No olvide que un error
siempre supone una pérdida de tiempo y en la empresa perder tiempo significa,
necesariamente, perder dinero.
11ª NORMA:
Para evitar pérdidas de tiempo por accidentes: cortes de corriente o informáticos, periódicamente
se guardará la información en el soporte informático adecuado. Sería
conveniente realizar la copia de seguridad cada 5 minutos.
12ª NORMA:
Si estuviera mecanografiando un texto manuscrito o traduciendo a la
vez que mecanografía un texto tomado previamente al dictado, o un texto dictado
directamente en un archivo o aparato de sonido y dudara de la audición de una
palabra, recuerde que es preferible preguntar al emisor que incluir una palabra
al azar o por deducción, otra palabra podría cambiar el matiz de lo que se
quiere expresar. La pérdida de tiempo y
por ende, de dinero, es menor preguntando que rehaciendo un escrito.
13ª NORMA:
Conceder agilidad de lectura al texto:
» Dejar doble espacio
interlineal tras terminar un párrafo, incluso triple al cambiar de apartado.
» Dejar un espacio detrás
de cada signo de puntuación, incluso doble tras el punto y seguido.
» Aunque la sangría rompe
la estructura cuadrada que forman los párrafos al justificarse a derecha e
izquierda, es cierto que la U.N.E. -Organismo Europeo de Normalización de
Impresos y Documentos- recomienda no usar la sangría en ciertos documentos con
el fin de que no se puedan intercalar palabras o cifras en el espacio que
otorga la sangría.
14ª NORMA:
El ser un profesional, un cargo directivo, un licenciado, no otorga a
la persona la capacidad expresarse con claridad y correctamente, incluso no
implica redactar observando las normas gramaticales u ortográficas, ni usar
adecuadamente los recursos lingüísticos, por lo que Vd. deberá consultar en caso de duda, pero no a su
superior, deberá proveerse de los medios de consulta adecuados.
Recuerde siempre esta página que le será de ayuda en estas cuestiones:
www.rae.es
Puede suceder igualmente, que observe algún tipo de error en un
manuscrito redactado por su superior, en cuyo caso deberá modificarlo con mucho
tacto y con la completa seguridad de que la corrección es adecuada.
En muchos casos, el superior es consciente de su propia falta de
recursos y puede haberle solicitado que corrija estos errores en cuyo caso se
subsanarán sin realizar comentario alguno.
El hacerlo de esta forma supone utilizar el tacto. A nadie le es grato que le adviertan los
errores cometidos y más aún cuando corregirlos entra dentro de sus funciones
como Secretaria/o.
De no haber establecido normas su superior, es preferible corregirlo y
pasarlo a la firma con las correcciones efectuadas sin hacer ningún comentario
al respecto y en el caso de que la otra persona lo advierta, no debe concederle
importancia. En último caso, si se le indicara,
rehará el escrito a la forma original, aunque Vd. siga pensando que no
es correcto. Pero es conveniente repetir
esta acción cada vez que observe errores, al menos la otra persona sabrá que
Vd. domina los recursos y que puede ayudarle en este sentido. Es una forma de hacérselo saber sin poner a
su superior en evidencia.
Pero recuerde, actuar de esta forma supone estar absolutamente seguro
de lo que Vd. está corrigiendo.
15ª NORMA:
Si estuviera mecanografiando un escrito dictado en cinta magnetofónica
o con un programa de volcado de voz y observara, por ejemplo, que los párrafos
están desordenados o existe alguna confusión que no fuera motivada por la falta
de recursos, sino por ejemplo un despiste de fechas, nombres, etc. puede Vd. corregirlos.
Si le llaman la atención por este hecho, una disculpa con tacto puede
ser:
- "Disculpe, creí que se trataba de una confusión".
Obsérvese que es muy diferente a comentar:
"Creí que era mejor la
forma que yo he redactado", o,
"Pensé que se había equivocado".
16ª NORMA:
La revisión ortográfica del procesador de textos que está utilizando no garantiza la corrección
ortográfica y gramatical del escrito, por lo que toda/o Secretaria/o
profesional dispondrá de un diccionario virtual o de bolsillo, también le será
útil un diccionario de sinónimos.
Deberá consultar siempre que se tenga duda de alguna palabra, jamás se
dejará escrita una palabra sin la absoluta seguridad de que está correctamente
escrita y en el contexto adecuado.
A modo de inciso, le recuerdo que la práctica habitual de la lectura
concede al lector riqueza de vocabulario y dominio gramatical. Le animo a que
tome la lectura como un hábito regular que le ayudará, sin duda, personal y
profesionalmente.
Por otra parte, use adecuadamente el corrector ortográfico del
procesador de textos que esté utilizando.
Colóquese al comienzo del escrito y ejecute el corrector, con ello garantizará la revisión total del
escrito.
Al usar el corrector ortográfico advertirá que no reconoce ciertas
palabras, es lógico, pues el programa no contiene, ni mucho menos, el
Diccionario Enciclopédico de la Real Academia Española.
Si ciertas palabras, usuales para Vd. no las reconoce, ejecute el
comando "Agregar" del corrector ortográfico que encontrará en el
botón secundario del ratón tras seleccionar la palabra. En ese caso, agréguelas
al diccionario de su procesador de textos.
Por otra parte, el corrector cuando no reconoce las palabras, le
sugiere otras. Observe si la palabra
está bien escrita, hay veces que no reconoce una palabra correcta y le ofrece
otras alternativas incorrectas.
El corrector no identifica, tampoco, todas las construcciones
gramaticales.
17ª NORMA:
Es preciso imprimir un borrador o previsualizar el documento en
pantalla y revisar detenidamente el escrito.
NO OMITA ESTE PROCESO Y SE ASEGURARÁ LA PERFECCIÓN EN SU TRABAJO.
18ª NORMA:
No presente un escrito de forma definitiva hasta no tener la completa
seguridad de que está correctamente confeccionado.
19ª NORMA:
Y por descontado, aunque sea un borrador, no presente un escrito con
manchas, raspaduras, tachaduras, dobleces, correcciones visibles, etc. Recuerde que en cada documento está
transmitiendo su valía profesional.
20ª NORMA:
Cuando presente un documento, hágalo en su soporte adecuado. No es correcto presentar los trabajos
simplemente con un clip, es preferible presentarlos en una carpeta o carátula
adecuada, con un post-it que advierta a
su superior o a la persona intermediaria, el proceso que debe seguir a
continuación ese documento.
21ª NORMA:
Es importante igualmente que ponga el escrito en manos de la persona
adecuada en el tiempo o plazo solicitado.
NO DEMORE LA ENTREGA DE SU TRABAJO BAJO NINGÚN CONCEPTO. Una/un secretaria/o normalmente trabaja
contra el tiempo y a favor de la corrección, dos facetas que en muchas
ocasiones son difíciles de alternar pero
que Vd. debe aprender a desarrollar. LA
ESCASEZ DE TIEMPO NO PUEDE SUPONER LA INCORRECCIÓN DE SU TRABAJO.
22ª NORMA:
No envíe o entregue el documento
sin tener la absoluta seguridad de que está completo, están todas las
páginas, todas las copias, los documentos adjuntos, los sellos, la firma o firmas, los anexos,
etc.
23ª NORMA:
Si el escrito contiene temas reservados o confidenciales, asegúrese
con los medios que Vd. ya conoce o que se le mostrarán, de la privacidad o
confidencialidad de la documentación.
Recuerde que el secreto profesional es inherente a sus funciones como lo
es para un médico, un sacerdote, un juez, etc. Nunca olvide el código
deontológico de su profesión.
24ª NORMA:
Asegúrese de archivar correctamente las copias, tanto por medios
informáticos como por medios convencionales.
Por último, permítame recordarle que la elaboración de documentos e
información es una de sus funciones primordiales y que no debe descuidar su
presentación, Vd. está trasmitiendo en cada momento la imagen de la
Empresa. Debe valorar la responsabilidad
que maneja.
No olvide que Vd. es capaz de realizar su trabajo correctamente,
otorgando prioridades a las tareas que le son encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el
tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la
atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las
relaciones externas e internas, y siempre REPRESENTADO A LA EMPRESA.
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